Kā tiek sastādīts darba kolektīvu sanāksmes protokols?

Biroja darbs jebkurā uzņēmumā(organizācija) paredz nepieciešamo dokumentu izveidi, pareizu reģistrāciju un uzskaiti. Šo funkciju parasti uzliek sekretāra vai personāla dienesta personāla pienākumiem. Starp citiem dokumentiem protokols tiek uzskatīts par vienu no svarīgākajiem organizatoriskajiem un administratīvajiem dokumentiem. Kā un kā tas tiek darīts? Atbildiet uz šiem jautājumiem pakāpeniski.

Sanāksmes organizēšana un protokola sagatavošana

Praktiski protokols (sanāksmes, sanāksmes,sapulce, konference, seminārs) ir dokuments, kas atspoguļo apspriežamo jautājumu apspriešanas secību, pieņemtos lēmumus un to izpildes termiņus. Darba kolektīvu sanāksmes protokolu parasti glabā sanāksmes sekretārs. Pēc tam viņš to attiecīgi sagatavo un nodod priekšsēdētājam parakstīšanai. Visu sanāksmes organizēšanas un rīkošanas mehānisms ir pavisam vienkāršs. Vispirms jums jāveic sagatavošanas darbs. Sekretārs ir iesaistīts šajā. Viņam ir:

1. Koordinēt darba kārtību ar vadību. Daži jautājumi parasti tiek apspriesti. Sekretārs nosaka sarunu secību, ņemot vērā apstiprinātos noteikumus. Tad ar darba kārtību ir nepieciešams iepazīstināt visus sanāksmes dalībniekus un uzaicinātās personas.
2. Sagatavojiet reģistrācijas lapu. Šis dokuments sekretārs veic, lai vēlāk reģistrētos dalībnieku skaitā.
3. Izplatiet kopsavilkumus dalībnieku vidūrunas un atsauces literatūra (grafiki, tabulas, ekonomiskie aprēķini). Sekretāram vajadzētu atkārtot pieejamos dokumentus un izplatīt tos visiem klātesošajiem.
4. Saglabājiet detalizētu pārskatu par sanāksmes norisi.
5. Sanāksmes noslēgumā pienācīgi sastādot darba grupas kopsapulces protokolu un nodod to iepazīstināšanai un apstiprināšanai priekšsēdētājam (uzņēmuma vadītājam).

Šāds dokuments ir sastādīts saskaņā ar noteiktu GOST. Darba kolektīvu sanāksmes protokols, tāpat kā jebkura cita, sastāv no vairākām daļām:

1. Virsraksts. Tas satur:

• organizācijas nosaukums (AS "Himplast");
• dokumenta tips (nosaukums) ("Protokols");
• datums un numurs;
• tikšanās vieta (protokola izstrāde);
• virsraksts ("Darba kolekcijas kolekcijas").

2. Ievads. Šeit norādīts: sanāksmes priekšsēdētāja vārds, viņa sekretārs, kā arī klātesošie un uzaicinātās personas. Piemēram:

Priekšsēdētājs - Mikhailovs SM

Sekretārs - Ivanovs II

Piedāvājums: Sidorov A.R., Koshkin S.T.

Uzaicināja: OOO "Rus" direktors Petrov NK, kompānijas "Krāsas" komerciālais direktors Semenovs TD

Ja zālē esošo darbinieku skaits pārsniedz 15 cilvēkus, reģistrējoties tiek reģistrēts tikai viņu kopējais skaits.

3. Galvenais. Tam obligāti ir 3 komponenti:

• kuru "klausījās";
• sanāksmē "Valodas runas";
• ka galu galā "izlēmās" ("atrisināt").

4. Reģistrācija. Darba koplīguma sanāksmes protokols beidzas ar priekšsēdētāja un sekretāra parakstiem, norādot FIO un amatu.

Visu ierakstu apstrāde parasti aizņem dažaslaiks, bet ne ilgāk kā 5 dienas. Pēc darba koplīguma slēgšanas protokola parakstīšanas ir pilnīgs juridiskais spēks. Tad tas būtu jāinformē visiem komandas locekļiem. Lai to izdarītu, izveidojiet tā kopiju un nododiet to darbiniekiem kopā ar pārbaudes lapu.

Dažādas iespējas

Sagatavojot darba kolektīvās sanāksmes protokolu,izlases sekretārs izvēlas patstāvīgi. Ja ir jautājumi par dažādu komisiju izveidošanas darba kārtību un to sastāvu apstiprināšanu, tad pareizāk mainīt galveno daļu. Loģiskāka un saprotama versija sastāvēs no šādām daļām:

• "Viņi piedāvāja ievēlēt";
• "Balsoja: par, pret, atturējās";
• "Ir pieņemts lēmums".

Šādā formā vēlēšanu būtība un kandidātu apspriešanas procedūra būs redzamāka. Pārējā dokumenta daļu var atstāt bez izmaiņām.

Šaurā lokā

Varat uzzināt sapulces protokola piemēruDarba kolektīvs, kurā piedalās tikai uzņēmuma darbinieki. Šajā gadījumā nav vajadzības norādīt uzaicinātas personas, un šis priekšmets vienkārši tiek atcelts. Un ja šādā sanāksmē tiek izskatīts tikai viens jautājums, tad dokuments tiek izpildīts vienkāršotā versijā. Lai iepazīstinātu, nav nepieciešams izplatīt kopijas visiem klātesošajiem. Šajā gadījumā uzdevumu var vienkāršot. Sekretārs var izdot izrakstu no protokola un ievietot to pie dēļa. Tur, saņemot sanāksmes rezultātus, var iepazīt visas ieinteresētās kolektīvās grupas, tostarp personas, kuras to nevarēja apmeklēt personīgi. Šāds dokuments būs oriģināla dokumenta pilnīga kopija, izņemot priekšsēdētāja parakstu. Tā vietā būs sekretāra sagatavots verifikācijas uzraksts.